Funkcja JEŻELI

Funkcja JEŻELI należy do funkcji logicznych. Funkcje logiczne potrafią logicznie myśleć ;) Jej postać jest następująca:

JEŻELI(warunek; zrób to jeżeli jest spełniony warunek; jeżeli nie jest spełniony warunek zrób to)

Przykład:
Poniżej w kolumnie B podana jest ilość młotków wyprodukowanych przez pracowników. W kolumnie C chcemy otrzymać informację: jeżeli ilość wyprodukowanych młotków jest większa od 100 to wpisz w komórkę : "Premia uznaniowa". Jeżeli nie (czyli ilość wyprodukowanych młotków jest równa lub mniejsza sto) to wpisz : "Bez premii".

Reasumując :
Jeżeli (kolumna B>100 ; to wpisz do komórki "Premia uznaniowa"; jeżeli nie to wpisz "Bez premii")
zapisując to jako formułę dla komórki C2 :
JEŻELI(B2>100;"Premia uznaniowa";"Bez premii")

wynik:

Proste, ale jest to tylko wierzchołek góry lodowej możliwości wykorzystania funkcji JEŻELI.

W powyższym przykładzie mamy do czynienia z dwoma przypadkami : TAK - jest większe niż 100 i NIE - jest mniejsze równe 100. Jak poradzić sobie z przypadkiem gdy mamy do czynienia z większa ilością warunków i wartości dla nich. Korzystamy wtedy z zagnieżdżenia funkcji JEŻELI.
Przykład:
Mamy wystawić oceny uczniom na podstawie otrzymanych punktów za klasówkę. Przedziały dla ocen są następujące:
60-51 - celujący;
50-41 - bardzo dobry;
40-31 - dobry;
30-21 - dostateczny;
20-11 - mierny;
10-0 - niedostateczny.

Budujemy funkcję :

JEŻELI(Komórka>50;"celujący";
   JEŻELI(Komórka>40;"bardzo dobry";
   JEŻELI(Komórka>30;"dobry";
   JEŻELI(Komórka>20;"dostateczny";
   JEŻELI(Komórka>10;"mierny";
   "niedostateczny")))))  

czytając od lewej do prawej :
Jeżeli (wartość komórki jest większa niż 50; to wpisz "celujący";
jeżeli nie to ( jeżeli wartość komórki jest większa niż 40; to wpisz "bardzo dobry";
jeżeli nie to ( jeżeli wartość komórki jest większa niż 30; to wpisz "dobry";
jeżeli nie to ( jeżeli wartość komórki jest większa niż 20; to wpisz "dostateczny";
jeżeli nie to ( jeżeli wartość komórki jest większa niż 10; to wpisz "mierny";
jeżeli nie to wpisz "niedostateczny")))))
Kwestia po prostu odpowiedniego przeczytania. W excelu wygląda to następująco :

W polu wartość_jeżeli_fałsz wstawiamy następną funkcję JEŻELI, postępujemy tak kaskadowo aż do momentu, kiedy wpiszemy ocenę "niedostateczny". W wyniku otrzymujemy :

Analizując funkcję widzimy pewną nieścisłość, np. dla komórki B4 - ilość punktów 45, wartość komórki jest większa niż 10, 20, 30, 40 co dopowiadałoby by wpisom z funkcji od "mierny" do "bardzo dobry". Skąd w takim razie excel wie jaką ocenę ma wstawić. Kieruje się prostą zasadą, czyta od lewej do prawej funkcję i jeżeli napotka pierwszy raz spełniony warunek wstawia ocenę i kończy czytanie.

Do tej pory rozpatrwyaliśmy przypadki następującej postaci :
Jeżeli coś to zrób to, jeżeli nie to zrób to.

A co w takim zadaniu?
Uczniom zostały przyznane oceny z pięciu przedmiotów.
Warunkiem przyznania dyplomu za dobre wyniki w nauce jest :
ocena z języka polskiego i matematyki i fizyki- co najmniej 4.
przepisując to w formie Jeżeli coś to zrób to, jeżeli nie to zrób to. :

Jeżeli(ocena z języka polskiego>=4 i ocena z matematyki >= 4 i ocena z fizyki >=4, to przyznaj dyplom, jeżeli nie to nie rób nic),

żeby to zapisać w excelu skorzystamy z dodatkowej funkcji :

ORAZ(warunek logiczny 1;warunek logiczny 2;...;.) - iloczyn logiczny (koniunkcja).

Funkcja logiczna ORAZ() zwraca wartość prawda gdy wszystkie warunki logiczne zwracają wartość prawda. Zwraca wartość fałsz, gdy chociaż jeden warunek logiczny zwraca wartość fałsz.

W excelu:

Drugi dyplom za dobre wyniki w naukach ścisłych dostaną uczniowie, którzy otrzymali ocenę z matematyki lub fizyki - co najmniej 5, czyli :

Jeżeli(ocena z matematyki >= 5 lub ocena z fizyki >=5, to przyznaj dyplom, jeżeli nie to nie rób nic).

W tym przypadku będzie nam pomocna funkcja LUB:

LUB(warunek logiczny 1;warunek logiczny 2;...;.) - suma logiczna;

Funkcja logiczna LUB() zwraca wartość fałsz jeżeli wszystkie warunki logiczne mają wartość fałsz, zwraca wartość prawda, gdy chociaż jeden warunek logiczny zwraca wartość prawda.

Wynik:

Reasumując :
Funkcja JEŻELI powoduje, że excel myśli w następujący sposób :

Jeżeli coś to zrób to, jeżeli nie to zrób to.

Jeżeli excel ma zrobić szereg czynności oddzielnie dla każdego warunku, to korzystamy z zagnieżdżonych funkcji jeżeli.
Jeżeli excel ma zrobić jakąś czynność dla kilku warunków powiązanych ze sobą spójnikiem i albo spójnikiem lub, to korzystamy odpowiednio z funkcji ORAZ albo LUB.

Lista rozwijana.

Do czego jest przydatna lista rozwijana?
1. Dzięki liście rozwijanej mamy pewność wprowadzenia poprawnych danych w komórce.
2. Dane są wprowadzane do komórki szybciej - poprzez jedno kliknięcie myszką.

Listę rozwijaną tworzy się na serii danych umieszczonych w kolumnie. Dla naszych potrzeb wykorzystamy nazwy państw.

1. Zaznaczamy zakres danych, który będzie widoczny w liście.
2. W polu nazwy (znajduje się po lewej stronie paska funkcji patrz załączony obrazek) wpisujemy wymyśloną przez nas nazwę dla tego zakresu danych i zatwierdzamy enterem. U nas zakres danych nazwałem - Państwa.

3. W tym lub innym arkuszu zaznaczamy zakres, w którym chcemy stworzyć listy. Z górnego menu wybieramy Dane>Sprawdzanie poprawności

4. W tym momencie pokaże się okienko.
- W polu Dozwolone: wybieramy Lista.
- W polu Źródło: wpisujemy =Państwa, odwołanie do naszego zakresu danych.

Klikamy ok i w wyniku otrzymujemy dla każdej wcześniej zaznaczonej komórki rozwijaną listę :

Szybko i sprawnie :)

Procedury w VBA

Procedura to zamknięty blok, w którym jest szereg instrukcji, które każemy "excelowi" wykonać aby osiągnąć zamierzony przez nas efekt. Procedura to to samo co makro.

Sub NazwaProcedury () 
  {Tutaj znajduje się ciało procedury
   czyli szereg instrukcji do wykonania
   ....................
Exit Sub <-tu można wcześniej zakończyć wykonywanie makra
   .. dalsze instrukcje}
End Sub  <-koniec procedury

NazwaProcedury może być dowolna wymyślona przez nas. Istnieje jednak kilka warunków :
- nazwa musi być jednym ciągiem tekstowym, czyli nie można używać spacji;
- nie można używać w nazwie następujących znaków :#,$,%,&,@,^,!.

Dobrym zwyczajem jest nadawanie nazw procedurom odnosząc się do tego co wykonują, np. Kopiowanie_zakresu, Ustawianie_wydruku itp.

Przed słowem kluczowym Sub mogą pojawić się nazwy Private lub Public.

Public oznacza, że procedura jest dostępna przez wszystkie procedury we wszystkich modułach skoroszytu . Wtedy początek wygląda np.:

Public Sub NazwaProcedury () 
     ....................
End Sub

Private oznacza, że procedura jest dostępna tylko dla innych procedur z tego samego modułu. Wtedy początek wygląda np.:

Private Sub NazwaProcedury() 
     ....................
End Sub 

Domyślnie procedury są publiczne, czyli jeśli nie określimy przed słowem Sub co to za typ procedury, to jest ona typu Public.

Opcje w excelu.

W excelu mamy do dyspozycji szereg opcji, czym one są i gdzie są dostępne?

Są tutaj :

a tutaj kilka z nich :

Widzimy, że jest kilka zakładek z opcjami. Dzięki nim możemy zmieniać wygląd excela według własnego gustu i potrzeb. Np. gdy chcemy pozbyć się paska z arkuszami to odhaczamy Karty Arkuszy. Jeśli potrzebujemy, żeby zera były niewidoczne, to odhaczamy Wartości zerowe. Możemy zmienić sobie kolor siatki, albo spowodować żeby była niewidoczna. To tylko część opcji z zakładki widok, a zakładek jest, jak widać, wiele. Zachęcam do korzystania.

Funkcja Wyszukaj.Pionowo

Na załączonym poniżej przykładzie mamy dwie tabele, pierwsza - kolumna A, druga - kolumna E:F. W pierwszej tablicy jest jedna kolumna -  kod produktu i potrzebujemy przypisać mu cenę znajdującą się w drugiej tabeli. Odpowiednim do tego narzędziem jest funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO.

Wynik:

Ważne jest aby w drugiej tabeli, skąd czerpiemy dane, szukana wartość znajdowała się w pierwszej kolumnie.

Przydatne funkcje tekstowe

Oto kilka przydatnych funkcji tekstowych :


LEWY(tekst; ilość_znaków), tekst jest adresem komórki w której znajduje się tekst lub bezpośrednio wpisanym do funkcji tekstem, z którego chcemy wydzielić z lewej strony tekstu określoną ilość znaków;


PRAWY(tekst;ilość_znaków), tekst jest adresem komórki w której znajduje się tekst lub bezpośrednio wpisanym do funkcji tekstem, z którego chcemy wydzielić z prawej strony tekstu określoną ilość znaków;


FRAGMENT.TEKSTU(tekst;liczba_początkowa ;ilość_znaków), z wskazanego tekstu będzie wydzielony ciąg znaków zaczynający się od liczby_początkowej (liczba początkowa jest liczbą znaków licząc od początku tekstu do miejsca od którego wydzielamy nasz ciąg znaków) o długości ilość_znaków;


SZUKAJ.TEKST(szukany_tekst;obejmujący_tekst;liczba_początkowa),  funkcja ta zwraca numer miejsca wystąpienia po raz pierwszy szukanego_tekstu, którym może być pojedynczy znak lub ciąg znaków, w obejmującym_tekście. Szukanie rozpoczyna się od miejsca określonego w liczbie_początkowej (liczba_początkowa określa odległość od początku obejmującego_tekstu).

ZŁĄCZ.TEKSTY (tekst1;tekst2;...), funkcja ta łączy tekst1, tekst2,..... w pojedynczy tekst.


Przykłady użycia :

Wydzielanie słowa z dwóch słów rozdzielonych spacją w jednej komórce

Często zdarza się sytuacja, że w jednej komórce mamy imię i nazwisko rozdzielone spacją i potrzebujemy rozdzielenia nazwiska i imienia do oddzielnych komórek. Można to zrobić korzystając z dwóch funkcji w excelu :
FRAGMENT.TEKSTU(tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków),
SZUKAJ.TEKST(szukany_tekst; obejmujący_tekst; [liczba_początkowa])

To przykład wydzielenia pierwszego słowa z ciągu znaków rozdzielonych spacją. -1 wstawiony za funkcją SZUKAJ.TEKST likwiduje spację pojawiającą się za wydzielonym słowem.




To przykład wydzielenia drugiego słowa z ciągu znaków rozdzielonych spacją. +1 wstawiony za funkcją SZUKAJ.TEKST likwiduje spację pojawiającą się przed wydzielonym słowem.

Skróty klawiaturowe

Oprócz powszechnie używanych skrótów :

• Ctrl + C - kopiuj,
• Ctrl + V - wklej,
• Ctrl + X - wytnij,
• Ctrl + Z - cofnięcie ostatnich zmian,
• Ctrl + S - zapisanie zmian.

Przydatne mogą być jeszcze następujące:

• Ctrl + *   -  zaznaczanie całego bloku, zastosowanie : zaznaczamy na dowolną komórkę w bloku i stosujemy podany skrót, zaznaczenie rozszerza się na cały blok,
• Ctrl + Shift + Strzałka - zaznaczenie zakresu od wybranej komórki do końca ostatniej niepustej komórki w kierunku wskazanym przez strzałkę,
• Ctrl + Tab - przechodzenie pomiędzy otwartymi skoroszytami,
• Shift + Strzałka - zaznaczanie zakresu od wybranej komórki w kierunku wskazanym przez strzałkę,
• Ctrl+PageUp/Ctrl+PageDown - przechodzenie pomiędzy arkuszami w danym skoroszycie.

Więcej skrótów klawiaturowych można znaleźć tutaj.